O mapeamento de processos é uma técnica geral utilizada por empresas para entender de forma clara e simples como um processo está operando. Ele representa, visualmente, uma sequência de atividades relacionadas ao fluxo de trabalho, bem como as pessoas e as decisões envolvidas no processo.
O mapeamento de processos é uma ferramenta de planejamento e gestão que, visualmente, demonstra o fluxo do trabalho dentro da empresa e os seus responsáveis. Ele serve para tornar transparente o fluxo de trabalho em uma empresa, setor, projeto ou demanda específica.
Etapas para mapear seus processos
- Determinar os objetivos de seu negócio;
- Identificar as entradas (inputs) e saídas (outputs) dos processos;
- Identificação dos componentes do processo;
- Identificação dos fornecedores do processo;
- Verificar as regras dos processos;
- Catalogar os Handoffs dos processos;
- Documentação do processo atual: elaboração do mapeamento;
- Identificar e escolher as melhorias que o processo necessita.
O que você precisa levar em conta ao mapear os processos
Para fazer o mapeamento de processos na sua empresa, você deve levar em conta alguns pontos importantes. Primeiro, é preciso listar os objetivos que serão atingidos com o mapeamento dos processos. Você pode defini-los respondendo perguntas como: “O que eu quero alcançar com o mapeamento dos processos?” ou “Quais são as áreas que precisam ser melhoradas?”.
Além disso, é importante identificar os colaboradores envolvidos e fazer um diagnóstico geral dos processos atuais. Identifique as entradas e saídas e encontre melhorias. Mapeie os novos processos e monitore, revise e otimize o mapeamento.
Como fazer?
Existem diferentes formas de fazer. Algumas das formas mais comuns são:
Fluxograma: é a representação do processo através de formas e símbolos gráficos padronizados que ao sequenciá-los formam o desenho do fluxo de um processo.
Mapa mental: é uma técnica que ajuda a organizar ideias e informações de forma visual e não linear.
Mapa conceitual: é uma técnica que ajuda a organizar ideias e informações de forma visual e hierárquica.
Diagrama de Ishikawa: é uma ferramenta que ajuda a identificar as causas raízes dos problemas em um processo.
BPMN (Business Process Model and Notation): é uma notação gráfica para modelagem de processos de negócio.
Quais os benefícios do mapeamento de processos
Melhora a compreensão do negócio: ajuda a entender melhor como a empresa funciona e quais são os processos envolvidos em cada etapa do negócio. Isso pode ajudar a identificar gargalos e oportunidades de melhoria.
Auxilia na tomada de decisão: é possível ter uma visão mais clara e objetiva dos processos da empresa, o que pode ajudar na tomada de decisões mais assertivas.
Descreve os procedimentos e processos: o mapeamento de processos ajuda a documentar os procedimentos e processos da empresa, o que pode ser útil para treinamento de novos funcionários e para manter um padrão de qualidade nos processos.
Possibilita sua análise: com o mapeamento de processos é possível analisar cada etapa do processo e identificar oportunidades de melhoria e otimização.
Potencializa a comunicação e facilita seu fluxo: o mapeamento de processos ajuda a identificar as áreas de comunicação entre os departamentos da empresa, o que pode ajudar a melhorar a comunicação interna e facilitar o fluxo de trabalho.
Alguns cuidados fazer o mapeamento de processos
Evite ultrapassar os limites: é essencial não ultrapassar os limites delimitados no início do projeto;
Alinhe a comunicação entre os setores e os funcionários: é essencial que a comunicação entre os funcionários e os setores esteja alinhada e organizada;
Atente aos detalhes inseridos: é preciso ter cuidado com a quantidade de detalhes inserida no seu mapeamento de processos;
Não se esqueça de documentar tudo: é importante documentar todos os processos mapeados para que possam ser consultados posteriormente;
Faça revisões periódicas: é importante revisar periodicamente o mapeamento de processos para garantir que ele esteja atualizado e reflita a realidade da empresa (bing.com).
O mapeamento de processos é uma ferramenta essencial para empresas que desejam crescer e se destacar no mercado. Ao identificar gargalos e oportunidades de melhoria nos processos internos, é possível otimizar a produção e aumentar a eficiência da empresa como um todo.
Além disso, o permite que a empresa tenha uma visão mais clara do seu funcionamento interno, o que pode ajudar na tomada de decisões estratégicas. Por isso, se você ainda não utiliza o mapeamento de processos na sua empresa, comece agora mesmo e colha os benefícios dessa prática!