Toda empresa precisa de uma gestão orçamentária. Desenvolver e gerenciar esse orçamento com eficiência, está relacionado à como as empresas alocam, acompanham e planejam os gastos fiscais.
Um processo formal de gestão orçamentária é a base para uma boa gestão, crescimento e desenvolvimento de negócios.
Muito semelhantes às nossas finanças pessoais, disciplina e planejamento devem ser a base de um processo de orçamento empresarial.
Então por onde começamos? Como na maioria das coisas que acompanham o gerenciamento de uma organização, o orçamento precisa ser orientado pela visão (o que estamos tentando realizar) e pelo plano estratégico (as etapas para chegar lá).
As organizações que se concentram em sua estratégia e plano sabem exatamente onde desejam gastar seus recursos e têm um plano para ajudar a impedir que gastem dinheiro em áreas que não estão alinhadas com a visão (o que estamos tentando fazer) e a missão (por que estamos fazendo isso).
10 etapas para desenvolver a gestão orçamentária
1. Plano Estratégico
Toda organização, não importa o tamanho, deve saber por que ela existe e o que espera realizar.
Isso é definido por meio de uma visão escrita e uma declaração de missão. Um Plano Estratégico é o COMO a organização planeja alcançar sua missão.
O primeiro passo no processo orçamentário é ter um plano estratégico. Isso garante que os recursos organizacionais sejam usados para apoiar a estratégia e o desenvolvimento da organização. Significa fazer um orçamento para a visão.
2. Objetivos de negócios
Metas anuais de negócios são as etapas que uma organização define para implementar seu plano estratégico e são essas metas que precisam ser financiadas pelo orçamento.
As metas precisam ser desenvolvidas e é preciso haver responsabilidade pelo cumprimento das metas. Isso geralmente é de responsabilidade da equipe de gerenciamento, diretoria ou proprietário da empresa.
O orçamento fornece os recursos financeiros para atingir essas metas.
Por exemplo, se sua organização superou suas instalações e há um objetivo de aumentar o espaço, é necessário que haja um orçamento para expandir ou mover as operações.
3. Projeções de receita
As projeções de receita devem basear-se no desempenho financeiro histórico, bem como na receita de crescimento projetada. O crescimento projetado pode estar vinculado a metas organizacionais e iniciativas planejadas que iniciarão o crescimento da empresa.
Por exemplo, se houver uma meta de aumentar as vendas em 10%, essas projeções de vendas devem fazer parte das projeções de receita para o ano.
4. Projeções de custo fixo
Projetar custos fixos é simplesmente uma questão de observar os custos mensuráveis previsíveis que não mudam. Custos de remuneração de funcionários , despesas de instalações, custos de serviços públicos, pagamentos de aluguel, custos de seguros etc.
Os custos fixos não mudam e são uma despesa mínima que precisa ser projetada no orçamento. Por exemplo, se houver vagas abertas para a equipe, o custo para preencher essas vagas deve fazer parte das projeções de custo fixo.
5. Projeções de custo variável
Ter um processo de orçamento formal e estruturado é a base para uma boa gestão, crescimento e desenvolvimento. Custos variáveis são aqueles que variam de mês para mês, custos de fornecimento, horas extras etc.
São despesas que podem e devem ser orçamentadas e controladas.
Por exemplo, se as vendas de Natal mais altas gerarem custos de horas extras temporariamente, esses custos deverão ser orçados.
6. Despesas Anuais com Metas
Projetos relacionados a metas também devem receber orçamentos. Cada iniciativa deve ter custos projetados associados às metas.
É aqui que o custo da implementação das metas é incorporado ao orçamento anual.
As projeções de custos devem ser identificadas, definidas e incorporadas ao orçamento do departamento responsável pela conclusão da meta.
Por exemplo, se o departamento de vendas tiver o objetivo de aumentar as vendas em 10%, os custos associados ao aumento de vendas (materiais de marketing adicionais, viagens, promoções) devem ser incorporados a esse orçamento.
7. Margem de lucro alvo
Toda organização, com ou sem fins lucrativos, deve ter uma margem de lucro definida como meta. As margens de lucro permitem retornos para o proprietário ou investidores da empresa.
As organizações sem fins lucrativos usam suas margens de lucro para reinvestir nas instalações e no desenvolvimento da organização. Os lucros são importantes para todas as organizações e as margens de lucro saudáveis são um forte indicador da força de uma organização.
8. Aprovação do Conselho
O conselho de administração, presidente, proprietário ou chefe da organização deve aprovar o orçamento e manter-se atualizado com o desempenho do mesmo. Novamente, semelhante às suas finanças pessoais, o proprietário deve revisar as demonstrações financeiras mensais pelos seguintes motivos.
- Monitorar o desempenho do orçamento.
- Conhecer todas as despesas.
- Proteger a organização contra apropriação indébita de fundos ou fraudes.
9. Revisão Orçamentária
Um comitê de revisão de orçamento deve se reunir mensalmente para monitorar o desempenho em relação às metas. Esse comitê deve revisar as variações orçamentárias e avaliar os problemas associados ao excesso de orçamento.
É importante fazer isso mensalmente, para que possa haver uma correção no gasto excessivo ou modificação no orçamento, se necessário.
Esperar até o final do ano para fazer correções pode afetar negativamente o resultado final do orçamento.
10. Lidando com variações de orçamento
As variações de orçamento devem ser revisadas com o gerente de departamento responsável e devem ser levantadas questões sobre o que causou a variação.
Às vezes, surgem situações imprevistas que não podem ser evitadas, por isso também é importante (assim como seu orçamento pessoal) ter um fundo de emergência para ajudar com essas despesas não planejadas.
Por exemplo, se uma máquina parar de produzir repentinamente e precisar ser substituída, isso seria uma variação orçamentária que precisará ser financiada.
Bons processos orçamentários podem ajudar a desenvolver e promover uma organização, enquanto o orçamento e o monitoramento sem controle dos orçamentos podem deixar de lado uma organização e afetar sua saúde e viabilidade financeira de longo prazo.
Finalmente, sem clientes, não há receitas a serem orçadas. Por esse motivo, os planos e orçamentos estratégicos devem ser direcionados para uma coisa e apenas uma coisa – o cliente.
É por isso que é imperativo identificar quem são seus clientes, descobrir o que eles querem e orçamento para implantar sistemas e processos para atender às suas necessidades e exceder suas expectativas.
Nesse momento contar com um software de gestão ERP que gerencie e forneça os indicadores necessários para uma gestão orçamentária eficiente é fundamental. Com essa ferramenta existe a garantia de dados precisos e uma visão da situação financeira da empresa em tempo real, bem como o comparativo com o que foi planejado.
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