Gestão Orçamentária: 10 etapas para desenvolver e gerenciar com eficiência

Gestão Orçamentária

Toda empresa precisa de um orçamento. Desenvolver e gerenciar esse orçamento com eficiência, está relacionado à como as empresas alocam, acompanham e planejam os gastos fiscais.

Um processo formal de gestão orçamentária é a base para uma boa gestão, crescimento e desenvolvimento de negócios.

Muito semelhantes às nossas finanças pessoais, disciplina e planejamento devem ser a base de um processo de orçamento empresarial.

Então por onde começamos? Como na maioria das coisas que acompanham o gerenciamento de uma organização, o orçamento precisa ser orientado pela visão (o que estamos tentando realizar) e pelo plano estratégico (as etapas para chegar lá).

As organizações que se concentram em sua estratégia e plano sabem exatamente onde desejam gastar seus recursos e têm um plano para ajudar a impedir que gastem dinheiro em áreas que não estão alinhadas com a visão (o que estamos tentando fazer) e a missão (por que estamos fazendo isso).

10 etapas para desenvolver e gerenciar um orçamento

1. Plano Estratégico

Toda organização, não importa o tamanho, deve saber por que ela existe e o que espera realizar.

Isso é definido por meio de uma visão escrita e uma declaração de missão. Um Plano Estratégico é o COMO a organização planeja alcançar sua missão.

O primeiro passo no processo orçamentário é ter um plano estratégico. Isso garante que os recursos organizacionais sejam usados ​​para apoiar a estratégia e o desenvolvimento da organização. Significa fazer um orçamento para a visão.

2. Objetivos de negócios

Metas anuais de negócios são as etapas que uma organização define para implementar seu plano estratégico e são essas metas que precisam ser financiadas pelo orçamento.

As metas precisam ser desenvolvidas e é preciso haver responsabilidade pelo cumprimento das metas.  Isso geralmente é de responsabilidade da equipe de gerenciamento, diretoria ou proprietário da empresa.

O orçamento fornece os recursos financeiros para atingir essas metas.

Por exemplo, se sua organização superou suas instalações e há um objetivo de aumentar o espaço, é necessário que haja um orçamento para expandir ou mover as operações.

3. Projeções de receita

As projeções de receita devem basear-se no desempenho financeiro histórico, bem como na receita de crescimento projetada. O crescimento projetado pode estar vinculado a metas organizacionais e iniciativas planejadas que iniciarão o crescimento da empresa.

Por exemplo, se houver uma meta de aumentar as vendas em 10%, essas projeções de vendas devem fazer parte das projeções de receita para o ano.

4. Projeções de custo fixo

Projetar custos fixos é simplesmente uma questão de observar os custos mensuráveis ​​previsíveis que não mudam.  Custos de remuneração de funcionários , despesas de instalações, custos de serviços públicos, pagamentos de aluguel, custos de seguros etc.

Os custos fixos não mudam e são uma despesa mínima que precisa ser projetada no orçamento. Por exemplo, se houver vagas abertas para a equipe, o custo para preencher essas vagas deve fazer parte das projeções de custo fixo.

5. Projeções de custo variável

Ter um processo de orçamento formal e estruturado é a base para uma boa gestão, crescimento e desenvolvimento. Custos variáveis ​​são aqueles que variam de mês para mês, custos de fornecimento, horas extras etc.

São despesas que podem e devem ser orçamentadas e controladas.

Por exemplo, se as vendas de Natal mais altas gerarem custos de horas extras temporariamente, esses custos deverão ser orçados.

6. Despesas Anuais com Metas

Projetos relacionados a metas também devem receber orçamentos. Cada iniciativa deve ter custos projetados associados às metas.

É aqui que o custo da implementação das metas é incorporado ao orçamento anual.

As projeções de custos devem ser identificadas, definidas e incorporadas ao orçamento do departamento responsável pela conclusão da meta.

Por exemplo, se o departamento de vendas tiver o objetivo de aumentar as vendas em 10%, os custos associados ao aumento de vendas (materiais de marketing adicionais, viagens, promoções) devem ser incorporados a esse orçamento.

7. Margem de lucro alvo

Toda organização, com ou sem fins lucrativos, deve ter uma margem de lucro definida como meta. As margens de lucro permitem retornos para o proprietário ou investidores da empresa.

As organizações sem fins lucrativos usam suas margens de lucro para reinvestir nas instalações e no desenvolvimento da organização. Os lucros são importantes para todas as organizações e as margens de lucro saudáveis ​​são um forte indicador da força de uma organização.

8. Aprovação do Conselho

O conselho de administração, presidente, proprietário ou chefe da organização deve aprovar o orçamento e manter-se atualizado com o desempenho do mesmo. Novamente, semelhante às suas finanças pessoais, o proprietário deve revisar as demonstrações financeiras mensais pelos seguintes motivos.

  • Monitorar o desempenho do orçamento.
  • Conhecer todas as despesas.
  • Proteger a organização contra apropriação indébita de fundos ou fraudes.

9. Revisão Orçamentária

Um comitê de revisão de orçamento deve se reunir mensalmente para monitorar o desempenho em relação às metas. Esse comitê deve revisar as variações orçamentárias e avaliar os problemas associados ao excesso de orçamento.

É importante fazer isso mensalmente, para que possa haver uma correção no gasto excessivo ou modificação no orçamento, se necessário.

Esperar até o final do ano para fazer correções pode afetar negativamente o resultado final do orçamento.

10. Lidando com variações de orçamento

As variações de orçamento devem ser revisadas com o gerente de departamento responsável e devem ser levantadas questões sobre o que causou a variação.

Às vezes, surgem situações imprevistas que não podem ser evitadas, por isso também é importante (assim como seu orçamento pessoal) ter um fundo de emergência para ajudar com essas despesas não planejadas.

Por exemplo, se uma máquina parar de produzir repentinamente e precisar ser substituída, isso seria uma variação orçamentária que precisará ser financiada.

Bons processos orçamentários podem ajudar a desenvolver e promover uma organização, enquanto o orçamento e o monitoramento sem controle dos orçamentos podem deixar de lado uma organização e afetar sua saúde e viabilidade financeira de longo prazo.

Finalmente, sem clientes, não há receitas a serem orçadas. Por esse motivo, os planos e orçamentos estratégicos devem ser direcionados para uma coisa e apenas uma coisa – o cliente.

É por isso que é imperativo identificar quem são seus clientes, descobrir o que eles querem e orçamento para implantar sistemas e processos para atender às suas necessidades e exceder suas expectativas.

Nesse momento contar com um software de gestão ERP que gerencie e forneça os indicadores necessários para uma gestão orçamentária eficiente é fundamental. Com essa ferramenta existe a garantia de dados precisos e uma visão da situação financeira da empresa em tempo real, bem como o comparativo com o que foi planejado.

Através desses relatórios, que são fornecidos rapidamente e também podem ser totalmente customizados, o ERP possibilita que o gestor conte com a precisão na análise de indicadores, metas e na tomada de decisão.

Além da facilidade na gestão orçamentária, o ERP agrega diversos outros recursos para a gestão financeira da empresa controle das contas a pagar e receber, o fluxo de caixa, a tesouraria, além de fazer análises gerenciais. Tudo isso em um único lugar e com agilidade.

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