O que é Kanban? Guia completo para iniciantes

O que é Kanban? Guia completo para incitantes

Kanban é uma ferramenta que permite visualizar totalmente o status de seus processos por meio de um quadro com colunas dinâmicas que tornam claras todas as tarefas e etapas do processo. Todos podem ver o que deve ser feito, quem está fazendo o quê e o que já foi feito. Em poucas palavras, Kanban é um sistema de gestão que possibilita uma representação visual de workflows, baseado na metodologia Lean.

Podemos dizer que Kanban é uma forma de revelar problemas e ineficiências de workflow, conferindo a você o poder de resolvê-los e entregar resultados consistentes aos clientes internos e externos da empresa. Ótimo, não é? Esta é a base do Lean manufacturing  – redução de desperdício para entregar mais valor, sempre visando a melhoria contínua.

Como funciona o Kanban?

A representação mais comum de um quadro Kanban é esta: um quadro branco com uma tonelada de post-its separados em três colunas: pendentes (pendências), realizando (tarefas sendo realizadas no momento), concluídas (tarefas concluídas). Seguindo essa ordem de processo, você alcançará um fluxo constante, que produz resultados melhores e mais rápidos para todos.

Cada coluna é uma fase do processo, enquanto cada cartão é uma tarefa que flui pelo fluxo. É aí que acontece a mágica do Kanban Board: essa estrutura simples permite que todos verifiquem o andamento de qualquer trabalho e otimizem o fluxo, mostrando mais transparência e clareza a toda a equipe. 

Kanban funciona como um repositório de dados em tempo real e mecanismo de fluxo, expondo gargalos dentro do sistema e qualquer outra coisa que possa atrapalhar um processo mais suave. Em outras palavras, ajuda a melhorar a eficiência de sua equipe.

A melhor coisa sobre os painéis Kanban é que eles atendem às suas necessidades, adaptando-se ao cenário do seu processo. 

Como implementar Kanban?

Quadro do Kanban

1. Visualize seu fluxo de trabalho atual

Mapeie todos os processos que você usa atualmente para entregar seu produto ou serviço em um painel de controle visual. Você pode escolher desenhá-lo em um pedaço de papel ou usar um software específico. Comece definindo sua entrada e saída, bem como as fases simplificadas que você segue para ir do ponto A ao ponto B. Não se concentre muito nos detalhes, mantenha o panorama geral em mente.

2. Aplicar limites de trabalho em andamento (WIP)

Definir um limite de Work in Progress significa estabelecer quantas atividades podem ser realizadas ao mesmo tempo em cada etapa do processo. Ele se concentra em respeitar os limites do seu processo, como pessoas, infraestrutura e tempo, e também na prevenção de todos os tipos de gargalos em vários processos. Pontos dolorosos de sobrecarga e irregularidade devem ser localizados e eliminados.

3. Gerenciamento de fluxo

Depois de mapear seu processo e estabelecer seus limites de WIP, é hora de controlá-lo de perto. Não valerá muito se você criar os melhores processos do mundo no papel, mas sua equipe não os segue, certo? Medir seus fluxos de trabalho de perto permite que você tenha mais controle operacional, focando tanto na qualidade de suas entregas quanto na eficiência.

4. Otimização constante

Como mencionamos na etapa anterior, acompanhar de perto as métricas de seus processos é essencial para a melhoria contínua – um aspecto muito importante da metodologia Lean. 

No entanto, tenha cuidado, sempre que estiver pensando em fazer qualquer alteração no quadro, você deve analisar todos os possíveis impactos que essa alteração pode trazer. O fluxo deve ser sempre padronizado e atualizado para funcionar corretamente.

Os benefícios do Kanban. Por que adotar isso?

Melhoria na produção

Kanban usa princípios Lean para reduzir os custos de produção, reduzindo o desperdício e melhorando o fluxo de produção. Esses benefícios são:

  • Fluxos de trabalho mais suaves / contínuos
  • Melhor gerenciamento de estoque
  • Eliminação de superprodução
  • Uma equipe mais focada
  • Maior eficiência
  • Flexibilidade

O principal objetivo do Lean é criar mais valor com menos recursos, sem comprometer a produtividade – objetivos que o Kanban supera. Kanban centra-se no trabalho colaborativo, com todos se esforçando para a melhoria contínua (ou Kaizen, outro termo Lean).

Capacidade de resposta à demanda

Manter o controle da produtividade, qualidade e fluxo é essencial para qualquer gerente que valoriza números e deseja analisar métricas. Com Kanban, a produção é impulsionada pela demanda (que pode aumentar ou diminuir de acordo com eventos previsíveis ou esporádicos). Mesmo que a variação da sua demanda pareça previsível, provavelmente não é. Um quadro Kanban fornece uma visão geral real do que está acontecendo e o que é importante no momento.

Fortalecimento

Kanban coloca o controle das operações nas mãos dos operadores, o que é ótimo, pois eles estão na melhor posição para supervisionar a produção. Eles têm um pulso no fluxo do trabalho em tempo real e conhecimento sobre as operações diárias.

Mudar a responsabilidade pelo monitoramento das corridas diárias libera os gerentes para se concentrarem nas necessidades de planejamento de longo prazo. O empoderamento gera dedicação e entusiasmo, diminui o absenteísmo, aumenta o respeito mútuo entre os funcionários e aumenta a produtividade. Todo mundo ganha!

Autodisciplina e Controle de Qualidade

Kanban afirma que grandes tarefas e objetivos devem sempre ser divididos em tarefas menores e realizáveis. Com isso, promove um ambiente voltado para a melhoria da qualidade. Trabalhar com menos coisas por vez torna mais fácil localizar problemas de controle de qualidade diretamente em sua origem.

Ao eliminar o excesso de estoque, o Kanban desmascara problemas de qualidade que, de outra forma, poderiam permanecer não detectados por longos períodos de tempo. O sistema muda o foco dos trabalhadores para o trabalho em equipe e a melhoria da qualidade por meio de capacitação e autodisciplina.

Um Histórico Rápido: A Evolução do Kanban

História do Kanban

Agora que você está familiarizado com o que é Kanban e por que ele é um grande aliado, é hora de um pouco de história.

Quando desenvolvida em 1914, a linha de montagem do sistema tradicional de manufatura da H. Ford apresentava muitos problemas, pois o foco da estrutura era produzir mais rápido e mais, independente das necessidades dos clientes. Isso gerou resíduos em diferentes níveis.

As coisas mudaram para melhor quando Taichii Ohno (um engenheiro industrial da Toyota) entrou em cena nos anos 40 para apresentar o Sistema Toyota de Produção (ou TPS), que introduziu o Quadro Kanban. Ele desenvolveu um sistema para melhorar toda a eficiência da manufatura, priorizando a eliminação de desperdícios para entregar mais valor. Em outras palavras, o sistema de gestão Lean.

Ohno via o desperdício em todas as formas como o maior vilão em qualquer produção. Portanto, a redução de resíduos tornou-se essencial para obter processos mais suaves, juntamente com fluxos de trabalho mais claros. Devido ao sucesso desta receita, o TPS se espalhou pelo mundo e se modernizou, tornando-se Lean como a conhecemos hoje. E Kanban desempenhou um grande papel neste crescimento!

Kanban como um sistema pull

Como uma ferramenta visual e fácil de aplicar, Kanban se conecta perfeitamente a outro conceito-chave de Lean: o sistema puxado. Um sistema pull funciona com base na demanda – o que significa que o trabalho só é feito se houver uma necessidade real, priorizando o que é importante. Na verdade, a palavra Kanban significa sinal ou cartão (que significa uma instrução que deve ser seguida ou completada).

Para entender como funciona um sistema pull, verifique esta comparação entre os sistemas pull e push:

Kanban dentro do Lean. O par perfeito!

Kanban é um tipo de sistema de gestão que pode ser aplicado em diferentes setores e não apenas no mundo da manufatura em que nasceu. Empresas como Pixar, Spotify e Zara usam Kanban como parte de suas atividades diárias para monitorar de perto as tarefas dos funcionários, gerando mais valor e qualidade com equipes focadas.

Podemos resumir o Kanban como uma forma de organizar o caos que cerca as equipes de execução. É muito mais do que notas na parede ou lembretes para acompanhar, estamos falando de diretrizes que fornecem melhor fluxo de trabalho, visão geral da gestão e melhoria contínua. Kanban é construído de forma colaborativa, para benefício de todos e melhor controle.

Lembre-se de que qualquer sistema Kanban tem vida própria e deve sempre ser rastreado. Os princípios Lean ressoam dentro do Kanban por meio de conceitos como prevenção de desperdício, entrega de valor e aumento de produtividade. É por isso que você deve considerar os processos Lean para extrair o melhor do Kanban.