Desde segunda-feira, dia 23 de março, 100% da nossa equipe está atuando na modalidade home office (Posto de Trabalho Flexível).
Essa modalidade de trabalho não é novidade para a Rech, pois nossos colaboradores já tinham à disposição o Posto de Trabalho Flexível. No entanto, em virtude das medidas tomadas para conter a propagação do COVID-19, essa é a primeira vez que estamos com 100% da equipe nesse formato.
Se você e a sua empresa também precisaram se adaptar a esse cenário, deve ter percebido que são necessárias algumas práticas para que o trabalho remoto ocorra da melhor forma possível e a produtividade seja mantida.
Abaixo compartilhamos algumas práticas que adotamos aqui na Rech para manter o nosso time 100% produtivo e o nível de excelência no atendimento aos nossos clientes.
1 – Manter a rotina
O fato de estarmos trabalhando de casa não significa que devemos mudar a nossa rotina de trabalho. É importante destacar que, mesmo trabalhando remotamente, as tarefas a serem realizadas continuam as mesmas.
Algumas dicas que podem ajudar a manter a rotina de trabalho:
- Manter os horários de entrada e saída de expediente.
- Atentar para o horário de início e fim do almoço.
- Manter o padrão de alimentação.
- Ter lanches prontos e evitar junk food.
- Continuar realizando as tarefas que costumava fazer.
- Formas de auxiliar na organização das tarefas/atividades:
- Uso da agenda;
- Uso dos lembretes;
- Uso de aplicativos de tarefas (Exemplos: Todoist, Wunderlist).
2 – Ter um ambiente apropriado de trabalho
Trabalhar de casa exige que haja um ambiente que possibilite foco durante o horário de expediente. É importante ter/criar um local em casa que represente a sua “área de trabalho”.
Alguns cuidados que se precisa ter em relação ao espaço de trabalho:
- Ter os equipamentos (hardware) adequados.
- Ter mesa e cadeira adequados/confortáveis para o dia de trabalho.
- Local com luminosidade adequada.
- Evitar locais com ruídos.
- Evitar locais que possam oferecer distrações.
3 – Estabelecer o meio de comunicação padrão
Por mais que cada um esteja trabalhando em sua casa, não devemos deixar de ser uma equipe. Então, sempre que necessário, precisamos nos comunicar. Para isso, é importante que seja definido um meio de comunicação padrão entre a equipe.
Alguns exemplos de aplicativos de comunicação já testados pela nossa equipe:
- Skype: Comunicação via texto, voz e vídeo
- Discord: Comunicação via voz e vídeo (principalmente voz)
- Hangouts: Comunicação via voz e vídeo (principalmente vídeo)
- Microsoft Teams: Comunicação via voz e vídeo
4 – Manter-se disponível
Na Rech, a qualquer hora, alguém pode nos enviar uma mensagem ou ir presencialmente conversar. Quando estamos trabalhando de casa, a experiência deve ser a mesma. Devemos estar disponíveis para tirar dúvidas e trocar ideias com os colegas.
Da mesma forma, quando temos alguma questão a resolver com um colega ou equipe, não devemos hesitar em fazer contato por estarmos trabalhando remotamente. Tem uma dúvida ou quer trocar uma ideia? Manda uma mensagem, faz uma chamada de voz, faz uma chamada de vídeo.
5 – Estabelecer acordos de trabalho
Quando trabalhamos presencialmente com nossa equipe, já temos um acordo do modus operandi, por mais que não seja formal. Quando trabalhamos de casa, outros fatores podem passar a influenciar a forma de trabalho da equipe e é importante que sejam feitos acordos sobre as práticas aceitas para bom andamento das atividades em equipe.
Alguns exemplos de acordos que podem ser estabelecidos dentro da equipe para trabalho remoto:
- Combinar previamente horários em que a equipe se encontrará virtualmente para alinhamento de demandas/atividades;
- Estabelecer os meios de comunicação padrão da equipe;
- Estabelecer um dress code (nada de pijamas, ok?).
Estes são apenas alguns exemplos, você pode adicionar/remover itens conforme for sua realidade no dia-a-dia da sua empresa.
E as ferramentas?
Claro, se não fosse pela tecnologia nada disso seria possível.
Aqui na Rech, utilizamos uma VPN para estabelecer uma conexão segura e eficiente e acessar o ambiente da empresa e, para o gerenciamento das atividades e processos, o SICLA (nosso sistema interno de gerenciamento de atividades). Já para comunicação, utilizamos o Skype e também o Discord e o Hangouts para reuniões em equipe.
Autora
Marina Laux, Scrum Master na Rech