Bloqueios por Valores Orçados

PLANEJAMENTO FINANCEIRO

Atualmente o SIGER® permite, através de um módulo adicional ao Controle Financeiro chamado de "Planejamento Financeiro", cadastrar um Plano de Contas Gerencial, com contas de Receita, Custos e Despesas.

Para cada uma destas contas é possível registrar um orçamento mensal (uma previsão), subdividido por Centros de Custo.

Opcionalmente, pode ser informado o valor total (orçamento) previsto para uma conta, sem distribuir especificamente este valor por Centro de Custo.

A medida em que vão sendo registradas as aquisições e compras, o SIGER® solicita que sejam informadas as Contas Gerenciais e destinados os Centros de Custo, a fim de que fique registrado o "Valor Realizado" destes despesas.

Finalmente, estão disponíveis alguns relatórios e gráficos, baseados no cadastro supracitado, que comparam os valores previstos e realizados (estes últimos, pela data de movimento, vencimento ou pagamento).

MONITORAMENTO ON-LINE DOS VALORES ORÇADOS

No método tradicional (acima relatado), o gestor terá ciência de que o orçamento foi ultrapassado somente quando analisar os relatórios comparativos, momento já tardio, pois o gasto já foi realizado.

O objetivo principal da função de "Bloqueio por Valores Orçados" é possibilitar que o usuário seja alertado antecipadamente, no momento do registro de uma operação potencialmente geradora de gasto (aprovação de Cotação de Compra, geração de Ordem de Compra, Registro da NF de compra) que o orçamento será "estourado", podendo então decidir (ou buscar uma alçada maior para decisão) se prosseguirá ou não com a operação.

BLOQUEIO ELETRÔNICO - FUNCIONAMENTO

Eventualmente as empresas podem estabelecer políticas diferenciadas para confrontação do orçamento, ou mesmo estabelecer que algumas contas de despesa não terão controle orçamentário.

Assim sendo, o ideal seria que pudessem ser cadastradas "regras" ou "políticas" de controle, para que o sistema fosse capaz de realizar este controle, bloqueando as operações potencialmente geradoras de desembolso e sujeitando-as a aprovação prévia, antes que se efetive a compra.

Para que o controle fosse o mais fiel possível à realidade, além das Notas Fiscais realmente lançadas, outros documentos também serão considerados como "realizados" para fins de apuração do saldo de orçamento de cada conta, ou seja, comprometerão o saldo, a saber:

Cotações de compra vencedoras e aprovadas
Ordens de compra emitidas

As requisições de compra, mesmo aprovadas, não são consideradas como "realização" do orçamento, pois, neste estágio, apenas constituem uma intenção de compra

É importante ressaltar que, a cada transição de estágio de uma necessidade de compra, o "comprometimento" gerado pelo estágio anterior é substituído. Por exemplo, ao aprovar uma cotação o SIGER® "comprometeu" o orçamento no valor total da mesma. Quando for emitida a Ordem de Compra desta cotação, não ocorrerá uma acumulação de comprometimento, mas sim será substituído aquele que foi gerado a partir da cotação.

Alerta ou bloqueio na Inclusão e Aprovação de Requisições de Compra

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico
Uma vez configurado o sistema, a cada requisição de compra que for incluída, será realizado um teste para verificar se o valor da compra irá extrapolar o saldo do valor orçado para a conta de despesa associada à compra. O mês utilizado para teste, no caso de requisições, será sempre o mês informado na "Data da necessidade". O teste se decompõe nos seguintes passos:
Calcula-se o valor total teórico da requisição, utilizando o preço unitário configurado no parâmetro (Custo médio; preço de reposição; custo gerencial; preço de venda; último custo) multiplicado pela quantidade;
Apura o saldo de valor orçado da conta de despesa (do planejamento financeiro) e centro de custo informados na requisição, no mês de necessidade. O saldo é apurado descontando-se do valor orçado todos os valores já realizados (cotações aprovadas; ordens de compra emitidas; notas de entrada lançadas; movimentos de caixa). Conforme a configuração, a apuração do saldo pode considerar também o saldo acumulado de meses anteriores. Opcionalmente, o saldo orçado pode ser apurado desconsiderando os centros de custo.
Testa se o valor da requisição, individualmente, não ultrapassa o saldo orçado da conta de despesa
Se ultrapassar, então o SIGER® exibe uma mensagem de alerta ao requisitante, contudo, não o impede de prosseguir com a operação
Quando for realizada a rotina de "Aprovação da Requisição" (caso o sistema esteja configurado para esta rotina), será repetido o mesmo teste que foi realizado na inclusão, contudo, para este momento existe a opção (configurável na empresa do financeiro) de apenas exibir alerta ou de realizar bloqueio, solicitando senha para prosseguir.

Alerta ou Bloqueio na Inclusão e Aprovação de Cotações de Compra

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico
Uma vez configurado o sistema, a cada cotação de compra que for incluída, será realizado um teste para verificar se o valor da compra irá extrapolar o saldo do valor orçado para a conta de despesa associada à requisição de compra. O mês utilizado para teste, no caso de cotações, será aquele que foi configurado na empresa do financeiro, podendo ser o mês da entrega ou o mês do vencimento da fatura. Caso a fatura tenha mais de um vencimento, serão acumuladas as parcelas que vencem em cada mês e cada mês será testado separadamente. O teste se decompõe nos seguintes passos:
Calcula-se o valor total da cotação que está sendo incluída, utilizando os valores e quantidades da própria cotação
Apura o saldo de valor orçado da conta de despesa (do planejamento financeiro) e centro de custo informados na requisição que está sendo cotada, no mês de entrega ou de vencimento. O saldo é apurado descontando-se do valor orçado todos os valores já realizados (cotações aprovadas; ordens de compra emitidas; notas de entrada lançadas; movimentos de caixa). Conforme a configuração, a apuração do saldo pode considerar também o saldo acumulado de meses anteriores. Opcionalmente, o saldo orçado pode ser apurado desconsiderando os centros de custo.
Testa se o valor da cotação, individualmente, não ultrapassa o saldo orçado da conta de despesa
Se ultrapassar, então o SIGER® exibe uma mensagem de alerta ao comprador, contudo, não o impede de prosseguir com a operação
Quando for realizada a rotina de "Aprovação da Cotação" (caso o sistema esteja configurado para esta rotina), será repetido o mesmo teste que foi realizado na inclusão, contudo, para este momento existe a opção (configurável na empresa do financeiro) de apenas exibir alerta ou de realizar bloqueio, solicitando senha para prosseguir. Caso prossiga, será registrado o comprometimento do valor (realizado) para a conta de despesa.

Alerta ou Bloqueio na Emissão de Ordem de Compra
Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico.
Uma vez configurado o sistema, a cada cotação de compra que for emitida, será realizado um teste para verificar se o valor da compra irá extrapolar o saldo do valor orçado para a conta de despesa associada a cada item da OC. O mês utilizado para teste, no caso de ordens de compra, será aquele que foi configurado na empresa do financeiro, podendo ser o mês da entrega ou o mês do vencimento da fatura. Caso a fatura tenha mais de um vencimento, serão acumuladas as parcelas que vencem em cada mês e cada mês será testado separadamente. O teste se decompõe nos seguintes passos:
Calcula-se o valor total de cada item da Ordem de Compra que está sendo emitida, utilizando os valores e quantidades do próprio item
Apura o saldo de valor orçado da conta de despesa (do planejamento financeiro) e centro de custo informados no item da requisição (se a OC foi originada de requisição de compra, então esta conta é herdada e não é permitida sua alteração), no mês de entrega ou de vencimento. O saldo é apurado descontando-se do valor orçado todos os valores já realizados (cotações aprovadas; ordens de compra emitidas; notas de entrada lançadas; movimentos de caixa). Conforme a configuração, a apuração do saldo pode considerar também o saldo acumulado de meses anteriores. Opcionalmente, o saldo orçado pode ser apurado desconsiderando os centros de custo.
Testa se o valor total da Ordem de Compra, acumulando todos os itens por conta de despesa, não ultrapassa o saldo orçado da referida conta
Se ultrapassar, então o SIGER®, conforme a configuração efetuada, exibe uma mensagem de alerta ao comprador e não o impede de prosseguir com a operação; ou exibe o alerta e realiza bloqueio, solicitando senha para prosseguir
Quando for realizada geração da Ordem de Compra a partir da rotina de Aprovação de Cotações, caso a cotação já tenha tido liberado o bloqueio por ter extrapolado o orçamento, então não será solicitada novamente a liberação.

Alerta ou Bloqueio no Registro de Notas de Compra

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico.
Uma vez configurado o sistema, a cada Nota Fiscal de compra que for lançada, será realizado um teste para verificar se o valor da compra irá extrapolar o saldo do valor orçado para a conta de despesa associada a cada item da NF. O mês utilizado para teste será aquele que foi configurado na empresa do financeiro, podendo ser o mês do movimento ou o mês do vencimento da fatura. Caso a fatura tenha mais de um vencimento, serão acumuladas as parcelas que vencem em cada mês e cada mês será testado separadamente. O teste se decompõe nos seguintes passos:
Assume o valor total de cada item da Nota Fiscal que está sendo lançada, utilizando os valores e quantidades do próprio item
Apura o saldo de valor orçado da conta de despesa (do planejamento financeiro) e centro de custo informados no item da NF (se a NF foi originada de ordem de compra, então esta conta é herdada e poderá ou não ser permitida sua alteração, conforme configuração), no mês de entrega ou de vencimento. O saldo é apurado descontando-se do valor orçado todos os valores já realizados (cotações aprovadas; ordens de compra emitidas; notas de entrada lançadas; movimentos de caixa). Conforme a configuração, a apuração do saldo pode considerar também o saldo acumulado de meses anteriores. Opcionalmente, o saldo orçado pode ser apurado desconsiderando os centros de custo
Testa se o valor total da Nota Fiscal, acumulando todos os itens por conta de despesa, não ultrapassa o saldo orçado da referida conta
Se ultrapassar, então o SIGER®, conforme a configuração efetuada, exibe uma mensagem de alerta ao usuário e não o impede de prosseguir com a operação; ou exibe o alerta e realiza bloqueio, solicitando senha para prosseguir
Quando for realizado lançamento de NF e à esta tiver sido vinculada Ordem de Compra, caso a OC já tenha tido liberado o bloqueio por ter extrapolado o orçamento, então não será solicitada novamente a liberação para a NF.

Alerta ou Bloqueio no Registro de Despesas (Caixa)

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico
Uma vez configurado o sistema, a cada lançamento de saída de caixa que for incluído, será realizado um teste para verificar se o valor do lançamento irá extrapolar o saldo do valor orçado para a conta de despesa informada. O mês utilizado para teste será sempre o mês informado na "Data de movimento". O teste se decompõe nos seguintes passos:
Assume o valor do lançamento de caixa
Apura o saldo de valor orçado da conta de despesa (do planejanento financeiro) e centro de custo informados no movimento, no mês do mesmo. O saldo é apurado descontando-se do valor orçado todos os valores já realizados (cotações aprovadas; ordens de compra emitidas; notas de entrada lançadas; movimentos de caixa). Conforme a configuração, a apuração do saldo pode considerar também o saldo acumulado de meses anteriores. Opcionalmente, o saldo orçado pode ser apurado desconsiderando os centros de custo
Testa se o valor do movimento ultrapassa o saldo orçado da conta de despesa
Se ultrapassar, então o SIGER®, conforme a configuração efetuada, exibe uma mensagem de alerta ao usuário e não o impede de prosseguir com a operação; ou exibe o alerta e realiza bloqueio, solicitando senha para prosseguir

BLOQUEIO PARA ALTERAÇÃO DAS CONTAS/CENTROS SUGERIDOS

Para o perfeito funcionamento do controle exposto no item 3 acima, faz-se necessário impedir que o usuário que efetuará o lançamento da Nota Fiscal altere as contas de despesa e centros de custo que foram previamente informados no processo de compra.

Assim sendo, o SIGER® tem uma opção de configuração que permite apenas a usuários previamente autorizados alterar as contas de despesa e centros de custo.