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28/02/2019   08h50

Conheça a Gerência de Projetos e como ela pode auxiliar você

Agilidade, redução de custos e controle são alguns dos benefícios

28/02/2019   08h50

O primeiro passo para entender o que é a gerência de projetos é definir o que são projetos. Projetos são esforços de trabalho únicos, no sentido de que nunca se repetem da mesma forma, temporários, no sentido de que possuem início e fim, e que possuem um objetivo específico a ser atingido. Esses são alguns exemplos de projetos:

  • Elaboração de novos produtos
  • Criação de software
  • Reforma de algum cômodo em um imóvel

Projetos e processos são conceitos distintos. Diferente de um projeto, um processo é um esforço de trabalho contínuo.

Por exemplo, imaginando o cenário de uma empresa que desenvolve veículos, pode-se encarar a elaboração do novo modelo de carro, desde os desenhos até a preparação para produção, como um projeto. Já a produção desse carro se caracteriza como um processo, visto que os mesmo passos serão feitos da mesma forma, continuamente, na sua linha de produção.

O caráter único dos projetos faz com que não seja possível definir uma regra que englobe todos os projetos que serão desenvolvidos, pois cada um deles terá características e circunstâncias diferentes. Para sanar essa dificuldade, a gerência de projetos ajuda na elaboração e controle de cada aspecto da vida útil de um projeto.

O PMI, instituto internacional dedicado a gerência de projetos, classifica em 5 grupos os processos do gerenciamento: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Cada um desses grupos possui um objetivo específico e processos sugeridos para atender ao objetivo da melhor forma. A seguir é apresentado um resumo de cada um dos grupos citados.

 

Iniciação

Reúne os processos para definição de um novo projeto ou uma nova fase em um projeto, visando a autorização para o seu início. Tem como objetivo alinhar as expectativas das partes interessadas com o objetivo do projeto. São definidos nessa etapa:

  • Escopo inicial: limitação do que o projeto irá e o que não irá atender;
  • Gerente de Projeto: responsável por orientar a execução das atividades planejadas;
  • Partes interessadas: pessoas, tanto internas quanto externas, que possuem algum interesse ou papel na execução do projeto.

Durante essa etapa é elaborado o termo de abertura do projeto, que é um documento que reúne as principais informações sobre o projeto e é utilizado como forma de apresentar o projeto para quem deve aprovar sua execução.

É nessa etapa que projetos muito grandes ou complexos devem ser separados em fases. Ao separar o projeto em fases, o processo de iniciação é feito a cada fase, ajudando a manter o foco do projeto na atual necessidade da empresa e dos seus stakeholders (pessoas que possuem interesse no projeto).

 

Planejamento

Com o projeto aprovado, é iniciado o processo de planejamento. Esse processo visa os seguintes objetivos:

  • Definição do escopo total: detalhamento do que o projeto irá atender, criado com base no escopo inicial.
  • Definição e refinamento dos objetivos: detalhamento dos objetivos estabelecidos para o projeto, havendo a possibilidade de serem revisitados para atualização.
  • Definição do curso de ação: detalhamento de quais atividades serão realizadas e em qual ordem.

Durante a execução de projetos de maior complexidade, é possível que o entendimento sobre uma necessidade mude ou que novas informações apareçam. Nesse tipo de projeto é possível que a etapa de planejamento precise ser repetida periodicamente.

 

Execução

Esse grupo de processos envolve coordenar as pessoas e recursos, gerenciar as expectativas das partes interessadas e executar as atividades planejadas, garantindo que tudo esteja ocorrendo em conformidade com o plano de gerenciamento do projeto.

É nessa etapa que os problemas mais comuns em projetos começam a ocorrer, como atividades demorando mais que o planejado, produtividade menor que a esperada, etc.

 

Monitoramento e controle

Essa etapa é realizada ao mesmo tempo em que a execução, sendo composta por processos que possibilitam acompanhar, analisar e organizar o progresso e o desempenho do projeto; também permite a identificação de necessidades de mudanças no plano, já sendo encaminhada a execução dessas mudanças.

Um dos processos mais importantes desse grupo é o controle de cronograma. Ao comparar o progresso real do projeto com o planejado, o gerente de projeto pode perceber antecipadamente que o projeto tende a atrasar se o plano de ação for mantido. A partir desse momento ele deve decidir quais ações serão executadas, como por exemplo, aumentar a equipe do projeto, re-planejar o escopo para atender aos prazos ou informar a todos os interessados que o prazo de entrega do projeto não será respeitado.

 

Encerramento

Essa etapa reúne os processos que garantem que todos os outros procedimentos foram finalizados, visando concluir formalmente o projeto. Uma das atividades dessa fase é receber a confirmação de aceitação do cliente sobre o produto desenvolvido. Também é interessante efetuar uma avaliação sobre o processo de gerenciamento do projeto e identificar o que pode ser aprendido para o próximo, a partir dos aprendizados obtidos, visando a melhora contínua da gerência de projetos.

 

Gerência de projetos na Rech

Devido a velocidade com que o número de necessidades de implementações no ERP SIGER® aumentava, a Rech Informática viu na gerência de projetos a solução para controlar com mais facilidade os prazos e a qualidade do produto, resultando em entregas mais frequentes e estáveis. Nossa equipe também conta com um grupo, formado por colaboradores, cujo objetivo é garantir a melhoria contínua do processo de gerência de projetos dentro da empresa.

Autores: Grupo de Gerência de Projetos Rech

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