Cotação de Compra, Bloqueios e Alçadas de Aprovação

COTAÇÃO DE COMPRA - CONCEITO

Em determinadas empresas o processo de aquisição (compras) é estruturado de tal forma que, para determinados produtos (ou todos), seja realizada uma etapa de tomada de preços antes que uma requisição seja tranformada em pedido de compra e enviada ao fornecedor, ou seja, é realizada uma "cotação de preços" no mercado.

Convencionamos chamar o documento eletrônico fruto desta operação de COTAÇÃO DE COMPRA.

Como pode ser visto no fluxograma, a cotação de compra é o documento que, após apreciado e aprovado, possibilita a geração do pedido de compra (OC).

Em muitas empresas este processo é iniciado a partir do contato telefônico ou do envio de uma mensagem eletrônica pelo departamento de compras aos fornecedores, tornando difícil a tarefa de rastrear o processo.

Levamos em consideração, como cenário ideal, um ambiente em que determinados colaboradores tenham sido autorizados a cotar preços para as requisições de compra, as quais figurariam em uma tela de acompanhamento, desenhada para utilização pelo(s) colaboradores(s) do departamento de compras.

A partir destes conceitos, foi concebida no SIGER® uma ferramenta com base na seguinte proposta de rotina operacional:

Os colaboradores autorizados incluem no SIGER® as requisições de compra, que passam pelo processo de aprovação de requisições (Requisições e Alçadas)
Os colaboradores autorizados geram documentos de cotação de preços para serem enviados aos fornecedores
Os colaboradores autorizados registram no SIGER® as cotações de preços e condições obtidas para cada requisição
O SIGER® avalia cada item da requisição, com base nos critérios estabelecidos para o bloqueio eletrônico, para decidir se o mesmo ficará bloqueado (pendente de análise) ou se será liberada para eleição da vencedora e posterior aprovação pelo encarregado pelo departamento de compras
Encerrada a etapa de cotação, o sistema aguarda a eleição da cotação vencedora (que dará origem ao pedido de compra)
Os aprovadores credenciados avaliam as cotações vencedoras que ficaram pendentes de análise (conforme suas alçadas), concedendo aprovação ou recusando a mesma
O departamento de compras visualiza a lista de cotações vencedoras aprovadas, estando apto a gerar o pedido de compra (OC)
O requisitante acompanha a situação atual de suas requisições através de uma janela de manutenção consolidada, obtendo a visão global dos seus pedidos
Quando do registro da Nota Fiscal de compra o SIGER® realiza as vinculações e dá baixa na requisição de compra, encerrando assim o ciclo de vida da requisição

BLOQUEIO ELETRÔNICO - FUNCIONAMENTO

Eventualmente as empresas podem estabelecer políticas que restrinjam a compra de materiais, quer seja em função do tipo de material, quer seja em função do valor monetário do mesmo.

Adicionalmente, podem ser estabelecidas limitações para impedir que determinados produtos sejam cotados por qualquer comprador.

Seria extremamente moroso, além de suscetível a falhas, se o comprador tivesse de avaliar cada cotação eleita como vencedora.

Assim sendo, o ideal seria que pudessem ser cadastradas "regras" ou "políticas" de controle, para que o próprio sistema informatizado fosse capaz de realizar este controle, bloqueando as requisições cotadas e sujeitando-as a aprovação prévia, antes que se gere o pedido de compra.

Bloqueio de produtos que podem ser cotados por comprador

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico (produtos liberados/bloqueados por comprador)
Determinados materiais, principalmente os de manutenção, possuem determinadas "especificações técnicas" que delimitam sua aplicação. Outros materiais, principalmente os de classe A e B em valor, tendem a ter seu consumo melhor gerenciado, por questões óbvias. No caso de materiais com estas características pode ser interessante predefinir quais compradores estão autorizados a cotar preço. Para atender a esta situação o SIGER® permite que, para cada comprador (usuário do sistema), seja cadastrada uma lista de Grupos, Subgrupos ou Produtos para os quais o mesmo está autorizado a realizar cotação de preços. Caso não seja estabelecida nenhuma restrição o comprador estará liberado para cotar qualquer produto.

Bloqueio por quantidade mínima de cotações

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico (aprovação por Grupo/sub-grupo/produto)
A fim de assegurar maior garantia ao processo de compras, pode ser necessário estabelecer um número mínimo de cotações a serem realizadas antes que seja autorizada a emissão do pedido de compra de determinada requisição. Para resolver esta questão, o SIGER® possibilita que se configure no cadatro do Produto, do Grupo de produto ou do Subgrupo do produto a quantidade mínima de cotações necessárias para as requisições que forem geradas para o produto. Desta forma, somente poderá ser eleita cotação vencedora e esta submetida à aprovação após serem registradas tantas cotações quanto for o mínimo configurado. Este recurso está disponível apenas quando o SIGER® estiver configurado para utilização de bloqueios por faixa de valor do Grupo/Subgrupo/Produto.

Bloqueio por faixas de valor do Grupo/Subgrupo/Produto

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico (aprovação por Grupo/sub-grupo/produto)
Determinados materiais, principalmente os de manutenção, possuem determinadas "especificações técnicas" que delimitam sua aplicação. No caso de materiais com estas características pode ser interessante solicitar aprovação de um técnico especializado antes que o item seja comprado. Para atender a esta necessidade foi implementado no SIGER® um bloqueio que convencionamos chamar de "Aprovação Técnica". Para utilizar este recurso deve ser indicada no produto a necessidade de aprovação técnica. Sempre que uma requisição de compra chegar a etapa de aprovação da cotação, independente do valor, ficará com situação de "Aguarda aprovação". Somente aprovadores configurados como "Aprovadores técnicos" poderão analisar a requisição e aprovar ou recusar a cotação.
Outros materiais, principalmente os de classe A e B em valor, tendem a ter seu consumo melhor gerenciado, por questões óbvias. Neste caso, seria interessante estabelecer faixas de valores, para cada qual fosse necessária a obtenção de uma ou mais autorizações antes que o item seja adquirido. Para atender a esta necessidade foi implementado no SIGER® um bloqueio que convencionamos chamar de "Aprovações por faixas". Para utilizar este recurso devem ser cadastradas no produto as faixas de valores que serão utilizadas para teste (até 6 faixas). Para cada faixa de valor pode ser informada a quantidade de assinaturas eletrônicas (aprovações) necessárias antes que o item tenha o processo de compra iniciado, entre nenhuma (aprovação automática) e 5 assinaturas. Assim que uma requisição de compra chegar a etapa de aprovação da cotação (foi eleita vencedora), o SIGER® comparará o valor da mesma com as faixas de valor configuradas no produto. Se houver necessidade de alguma assinatura (aprovação), a cotação vencedora ficará pendente (status de Aguarda Aprovação) e não aparecerá na lista de requisições prontas para gerar Ordem de Compra, mas sim na lista de cotações pendentes dos aprovadores.

Observe que sempre o valor utilizado para comparação com as faixas cadastradas é o "valor total" da cotação, não sendo levadas em conta outras requisições do mesmo produto ou solicitante.

No caso dos demais produtos, considerados de classe C em diante na escala de valor, pode não ser interessante interpor qualquer tipo de bloqueio. Nestes casos, o produto deve ser configurado para obter "aprovação automática" para qualquer valor e não estar sujeito a aprovação técnica. Desta forma, sempre que uma cotação for eleita vencedora, independente do valor, ficará com situação "Aprovada", podendo o departamento de compras gerar a Ordem de Compra sem necessidade de autorizações adicionais.
Os bloqueios de Aprovação técnica e por faixas de valores não são exclusivos, ou seja, um mesmo produto pode ser configurado para ambos os controles.

Considerando o fato de que a maioria das empresas agrupam seus produtos conforme a afinidade de determinados atributos e, neste caso, faz sentido que as mesmas regras sejam aplicadas a todos , foi possibilitado o cadastramento de regras de bloqueio válidas para todos os produtos de um determinado grupo de produtos, ou mesmo de um sub-grupo de produtos. Em primeiro lugar o SIGER® verifica no cadastro do produto informado na requisição as faixas de valores e a quantidade de assinaturas necessária para cada faixa. Se no produto não houver configuração específica, o SIGER® procura esta configuração no Sub-grupo de produtos (se o sistema estiver configurado para utilizar sub-grupos). Finalmente, se no sub-grupo não houver configuração específica, o SIGER® procura esta configuração no Grupo de produtos.

Bloqueio simples, sem parâmetros

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico (aprovação sem parâmetros de bloqueio).
Nesta configuração, menos burocrática que a anterior, não são realizados testes em relação ao valor da cotação e nem em relação à aprovação técnica. Sempre que uma requisição de compra for eleita vencedora, independente do valor, ficará com situação "Aguarda Aprovação". Para que a Ordem de Compra possa ser gerada, basta qualquer aprovador conceder aprovação da cotação (apenas uma assinatura).

Bloqueio por valores orçados

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico por valores orçados.
Nesta configuração, além dos testes acima relacionados, o SIGER® somará o valor teórico do item da requisição ao valor já realizado para a conta de despesa e centro de custo informados, alertando o usuário ou bloqueando a aprovação (conforme configuração) caso o valor orçado tenha sido extrapolado.

ALÇADAS DE APROVAÇÃO - FUNCIONAMENTO

Considerando as situações acima explicitadas, faz-se necessário que algumas pessoas sejam delegadas para efetuar a aprovação ou recusa das requisições que por ventura ficarem bloqueadas. Contudo, em alguns casos, pode não ser suficiente apenas indicar que determinado usuário tem poder para aprovar/recusar, sendo necessário estabelecer limites para o seu poder.

Para suprir esta necessidade foi desenvolvido no SIGER® um controle que convencionamos chamar de "Alçadas de Aprovação". Estas alçadas são especificadas para cada usuário aprovador cadastrado no sistema.

Poderes configuráveis

Empresas: Especifica em quais empresas processadas no SIGER® o mesmo terá poderes de aprovador de cotações.
Centros de custo: Pode ser especificada uma lista de Centros de Custo cujas requisições de compra o mesmo poderá avaliar as cotações geradas. Não informando centro algum implica que pode avaliar cotações de requisições oriundas de qualquer centro.
Requisitantes: Pode ser especificada uma lista de Requisitantes cujas requisições de compra o mesmo poderá avaliar as cotações geradas. Não informando requisitante algum implica que pode avaliar cotações de requisições oriundas de qualquer requisitante.
Níveis: Conforme exposto no item 2 deste tópico, uma requisição pode necessitar de até 5 assinaturas para ser considerada como Aprovada. Em cada aprovador deverão ser informadas quais assinaturas o mesmo está autorizado a conceder, em cada faixa de valor de cotação, podendo inclusive ser autorizado a conceder qualquer uma das 5 assinaturas.

Na configuração das faixas de aprovação, a primeira informação solicitada é a assinatura autorizada.

Em seguida pode ser informado o Grupo de produtos ou o Grupo + Sub-grupo de produtos ou o Produto sobre o qual a assinatura é válida. Opcionalmente estas três informações podem ser deixadas em branco, o que significa que a assinatura é válida para aprovar/recusar requisições de qualquer produto.

Finalmente deve ser preenchido o valor limite de validade da assinatura, ou seja, a mesma será válida para cotações cujo valor total seja igual ou menor do que o valor limite informado.

Rotina operacional:

Faz-se necessário que o(s) aprovador(es) tenham condições de visualizar as cotações pendentes para que possam analisá-las e aprová-las (ou recusá-las).

Para atender a esta necessidade, foi desenvolvida no SIGER® uma ferramenta para análise das cotações pendentes. Esta ferramenta foi concebida com base na seguinte proposta de rotina operacional:

Cada aprovador terá acesso à uma janela, para a qual o SIGER® irá filtrar as requisições de compra que possuem cotações pendentes de aprovação
Somente serão exibidas aquelas requisições cuja cotação o aprovador tem alçada suficiente para aprovar ou recusar
O aprovador deverá selecionar uma requisição nesta tela e acionar a função de "Aprovação", sendo então exibida uma janela com os dados principais da requisição
O aprovador deverá escolher se Aprova ou Recusa a cotação. Em caso de recusa, deverá indicar um motivo, selecionando um código e/ou digitando um texto.

Efetuados estes passos, a requisição deverá "desaparecer" da janela do aprovador.

Quando todas as aprovações necessárias forem dadas à cotação, então ela estará liberada para que o departamento de compras gere a Ordem de Compra.