Análise de Autorização/Recusa das Cotações

Se o sistema NÃO for configurado para controlar aprovação de cotações de compra, pule este tópico.

Uma vez realizada a cotação de preços para atendimento da requisição e compra e tendo sido eleita a vencedora, poderá ser necessária, conforme a configuração do SIGER® e dos parâmetros de bloqueio da compra (valor ou aprovação técnica), a realização da análise crítica da cotação. Para tal, faz-se necessário que o(s) aprovador(es) tenham condições de visualizar estas pendências para que possam analisá-las e aprová-las (ou recusá-las).

Para suprir esta necessidade, foi desenvolvida função no SIGER® que possibilita aos coordenadores do departamento de compras efetuarem a análise crítica das cotações e registrarem eletronicamente a aprovação ou recusa das mesmas. Esta ferramenta foi concebida com base na seguinte proposta de rotina operacional:

Cada aprovador terá acesso à uma janela, para a qual o SIGER® irá filtrar as requisições de compra cuja cotação esteja pendente de aprovação
Somente serão exibidas aquelas requisições para cujas quais cotações o aprovador tem alçada suficiente para aprovar ou recusar
O aprovador deverá selecionar uma requisição nesta tela e acionar a tecla Enter ou clicar duas vezes sobre a linha
Na seção de cotações, o aprovador deve acionar a função "Bloqueios e Aprovação da cotação"
O aprovador deverá escolher se Aprova ou Recusa a cotação vencedora. Em caso de recusa, deverá indicar um motivo, selecionando um código e/ou digitando um texto

Efetuados estes passos, a requisição deverá "desaparecer" da janela do aprovador.

Quando todas as aprovações necessárias forem dadas à requisição, então ela estará liberada para que seja gerado o pedido de compra.

EFETUANDO A ANÁLISE DAS COTAÇÕES

Para incluir as cotações de compra, acesse o módulo de Controle de Compras e selecione a opção 2.3-V - Aprovação de Cotações. Será exibida janela conforme figura abaixo.

Ao acionar a função, será exibida a janela que contém todas as requisições cujas cotações que estão pendentes de aprovação pelo aprovador (usuário SIGER® logado).

Por padrão, são exibidas somente as requisições cujo produto este usuário tem alçada para aprovar/recusar, desde que todas as autorizações anteriores à que está pendente para ele tenham sido aprovadas. Caso deseje visualizar mesmo estas outras requisições que ainda não tem direito de aprovar, acione o botão <F9-Filtros> e, na janela que será exibida, acione o botão <Seleção adicional>. Nesta última janela, DESMARQUE a caixa "Somente sem pendências". Isto fará com que sejam exibidas todas as requisições pendentes para o aprovador logado, mesmo que ainda não seja possível aprová-las pelo fato das autorizações anteriores ainda não terem sido concedidas.

O próximo passo é selecionar no Grid a requisição cujas cotações deseja avaliar e clicar duas vezes ou pressionar Enter. Isto fará com que seja habilitada a seção "Cotações" da janela, na qual o aprovador irá indicar se aprova ou recusa a(s) cotação(ões) vencedora(s), acionando o botão destacado na imagem.

Os dados que precisam ser informados estão abaixo relacionados:

Análise de Autorização/Recusa das Cotações

Nível

Indica o nível de autorização que está sendo aprovado/recusado. As opções são:

Técnica;

1ª Aprovação;

2ª Aprovação;

3ª Aprovação;

4ª Aprovação e

5ª Aprovação.

Somente estarão disponíveis as opções que o SIGER® não registrou como "Dispensadas", conforme a parametrização de bloqueios.

O SIGER® irá sugerir automaticamente a opção posterior à última que tiver sido aprovada, desde que o usuário tenha alçada suficiente para realizar a sua aprovação ou recusa.

Aprovação

Neste campo o aprovador deverá selecionar a sua decisão em relação à cotação que está sendo analisada. As opções são as seguintes:

1-Pendente: Indica que o aprovador não decidiu se aprova ou recusa a cotação, em relação ao nível de autorização selecionado no campo anterior.

Esta decisão implica que, caso sejam necessários, os próximos níveis não poderão ser aprovados/recusados.

Esta opção também pode ser utilizada quando se deseja revogar uma decisão anteriormente tomada (já tinha recusado ou aprovado, mas resolveu voltar atrás na decisão).

2-Aprovada: Indica para o SIGER® que a autorização do nível selecionado no campo anterior foi Aprovada (deferida) pelo aprovador. No item 2 deste tópico estão descritos os efeitos desta decisão.

3-Recusada: Indica para o SIGER® que a autorização do nível selecionado no campo anterior foi Recusada (indeferida) pelo aprovador. No item 3 deste tópico estão descritos os efeitos desta decisão.

Motivo da recusa

Quando a opção selecionada for "Recusada", então deverá obrigatoriamente ser informado neste campo o código do motivo que corresponde à razão da recusa.

Aprovador

O SIGER® automaticamente preenche esta informação com o código e nome do usuário que está atualmente logado no sistema. Não é possível alterar esta informação.

Data/hora aprovação/recusa

O SIGER® automaticamente preenche esta informação com a data e hora do sistema operacional do computador e corresponde ao instante em que a decisão de recusar/aprovar foi tomada.

Complemento

Este botão aciona uma janela onde pode ser discorrido livremente um texto que justifique tanto a recusa quanto a aprovação da cotação. Esta informação poderá contribuir faturamento para que sejam compreendidos os motivos que levaram o aprovador a tomar sua decisão.

Seu preenchimento não é obrigatório.

Saldo planejamento

Permite consultar os valores previstos, já realizados e o saldo atual da conta do planejamento financeiro. Visão do centro de custo, grupo de produto, sub-grupo conforme agrupamento definido no planejamento financeiro.