Encerramento Mensal Automático

 
É possível realizar o encerramento mensal do estoque a partir de execução por linha de comando, possibilitando a criação de tarefas agendadas no servidor da empresa.
Essa automação é indicada para empresas que realizam suas vendas por dispositivos móveis (on-line) e/ou outros dispositivos que necessitam a sincronização com o sistema de estoque, bem como integração com sistema de produção (entrada/saídas no estoque on-line).
 

FUNCIONAMENTO RESUMIDO

Alguns dias antes de virar o mês, o SIGER® vai enviar e-mails para as pessoas responsáveis, onde neste e-mail irá conter a Conferência pré-encerramento + Saiba mais. Os responsáveis terão até antes do dia 01 do próximo mês para ajustarem as pendências de integração, caso houver.
No dia 01 de cada mês a rotina é disparada e vai executar a rotina de conferência pré-encerramento e se caso não houver pendências, já realiza o encerramento de estoque. Caso tenha alguma pendência de integração (enviado nos e-mails da pré-conferência), o encerramento não será feito.
Outro diferencial é o envio de um e-mail para o responsável pelo estoque informando o resultado do processo, anexado arquivo contendo o detalhamento do processo e eventuais inconsistências.
 
IMPORTANTE:
  • Tarefas criadas através do agendador do SIGER® são encerradas e, após o encerramento de estoque ser concluído o sistema já vai colocar em execução novamente as mesmas tarefas. Este recurso facilita muito casos como tarefas que fiquem rodando direto (APIs, PWE, EDIs..)
  • Se houver alguma sessão aberta de algum usuário, o encerramento de estoque não será feito. Isto ocorre pois a rotina não consegue encerrar de forma automática sessões que usuários esquecem aberto, assim evitamos que seja encerrada uma sessão em que o usuário estava em alguma rotina crítica, mantendo a integridade dos dados.
 

REQUISITOS IMPORTANTES

Ter acesso ao servidor com privilégios administrativos.
Ter acesso ao usuário supervisor do SIGER® (será necessário criar e configurar um usuário específico para isso bem como alterar parâmetros do sistema).
 

USUÁRIO PARA ENCERRAMENTO

Criar um usuário específico para encerramento automático do estoque. Para isso será necessário contatar a pessoa que tem permissão para tal, veja manual de manutenção de usuários.
 
 
 
No botão [Telefone/E-mail], no campo "Endereço de e-mail" informar o endereço para o qual SIGER® enviará os e-mails do encerramento automático.
 
 
Nesta mesma tela onde indicamos o principal e-mail que vai receber as conferências e avisos do encerramento, também podemos cadastrar o e-mail remetente.
Para isto, deve ser marcada a check-box "Utiliza configurações próprias para enviar e-mails", após isto o botão "Config avançadas" será liberado. Ao clicar neste botão, uma nova tela será aberta e nela será necessário marcar as duas opções "SMTP" e também colocar os dados de "Configurações de SMTP".
Obs.: Os dados de SMTP (HOST, Usuário, Senha, End. Origem), devem ser verificados com o TI da empresa.
 
 
 
No botão [Bloqueios/Restrições], botão [Outros bloqueios/restrições], campo "Bloqueia execuções" como "3-Sim, Permite bloquear e também forçar encerramento". Este parâmetro vai solicitar o encerramento para outras sessões do SIGER® automaticamente, para poder usar as tabelas do estoque com exclusividade.
 
 
 
 

CONFIGURAÇÕES NO SIGER®

 
No menu EST 1-1-P, botão [Estoque], campo "Dias p/início conferência" é configurado a quantidade de dias CORRIDOS para iniciar a conferência automática de pré-encerramento mensal (envio do relatório de conferência pré-encerramento EST 4.4-A).
Se zerado, o SIGER® vai deixar para fazer somente no último dia do mês, sugerimos no mínimo 7 dias para que haja tempo hábil para resolução das inconsistências. + Saiba mais
 
 
 
Também é possível adicionar mais e-mails que vão receber, em cópia, as pré-conferências e informações sobre o estoque ter sido encerrado ou não corretamente.
Esta configuração fica na empresa do Estoque, menu EST 1.2-A, botão [Config. de E-mail], botão [Encerramento de estoque], botão [Outros e-mails] (os e-mails devem ser separados por ";").
 
Abaixo o caminho para acessar o local para indicar o local que os e-mails são cadastrados.
 
 

TAREFA AGENDADA

 
As tarefas agendadas são configuradas pelo agendador do SIGER®. + Saiba mais
Por padrão, indicamos a configurar a tarefa de encerramento automático sempre após o backup e logo após às 00:00h, pois a mesma tarefa que executa a conferência pré-encerramento, também vai executar o encerramento mensal quando for dia 01 de cada mês.
 
Abaixo vamos demonstrar um exemplo de como deve ser a inclusão de uma tarefa referente ao encerramento automático.
Caso o agendador de tarefas do SIGER® não esteja habilitado, indicamos que seja feito contato com o setor de Suporte, na área GTI para que os técnicos consigam habilitar.
 
A inclusão do "disparador" vai ser feita através do menu EST 9.B-M.
Ao incluir uma tarefa, devemos preencher alguns campos que vamos descrever abaixo:
  • Descrição: Descrição da tarefa, para identificação da mesma.
  • Módulo/menu: Deve ser indicado "744E", sendo 7 o módulo de "Controle de Estoques", e 44E seria o menu de encerramento de estoque (4.4-E) dentro do módulo.
  • Sigla de empresa: Sigla em que será executado o encerramento de estoque
  • Check box de função: Neste campo devemos indicar a função "ENC", que é a função da rotina de encerramento automático de estoques.
  • Usuário/Senha: Deve ser indicado usuário e senha que vai executar a rotina. Este usuário deve ter sido previamente configurado com as permissões e dados para envio de e-mail.
     
 
Ao clicar no botão Incluir:
  • Recorrência: Deve ser indicada a opção "3-Diária". Esta opção fará com que a tarefa seja executada diariamente.
  • Data/hora da primeira execução: Na parte da "data" pode ser indicado o dia de amanhã e na parte do horário, normalmente, indicamos 00:30h.
  • É altamente recomendável que o backup seja executado ANTES do encerramento de estoque.
     
 
 
» Lembrando que deverá ser uma tarefa agendada para cada sigla de empresa do estoque.
 
 

TIPOS DE E-MAILS QUE A ROTINA PODE ENVIAR

 
Enquanto não for dia 01, a rotina do encerramento automático irá disparar e rodar a rotina de "Pré-conferência" do encerramento, que também é acessível manualmente pelo EST 4.4-A + Saiba mais.  Esta rotina é executada e após finalizar, dispara um e-mail para os e-mails configurados para receber esta conferência.
A rotina sempre vai indicar quando não há nada para ser ajustado, como também vai enviar no e-mail que há pendências para serem ajustadas e um anexo com detalhes.
 
Abaixo alguns exemplos dos e-mails enviados.
 
Inconsistência(s) que impedirão encerramento:
 
Anexo enviado no e-mail:
 
Neste caso a empresa do Estoque estava no mês de Fevereiro, logo o encerramento seria para que fosse para Março. Como há uma pendência de integração de Janeiro (01/2023), o SIGER® não consegue seguir o encerramento, pois permite apenas pendências de integração do mês atual da empresa do estoque para que o encerramento de estoque não tranque. A solução para esta situação seria ajustar saldos de estoque e refazer a integração (EST 4.3-S) ou cancelar a integração (EST 4.4-G). Se caso for cancelada a integração, as notas que são do mês anterior (neste caso a nota de 01/2023), ficaria sem integrar no estoque (esta ação é irreversível).
 
Inconsistência(s) que NÃO impedirão encerramento:
 
Anexo enviado no e-mail:
Neste caso a empresa do Estoque estava no mês de Fevereiro, logo o encerramento seria para que fosse para Março. Como há uma pendência de integração de Fevereiro (02/2023), o SIGER® consegue seguir o encerramento, pois permite pendências de integração do mês atual da empresa do estoque para que o encerramento de estoque não tranque. A indicação, de qualquer forma, é ajustar as pendências para não acumular para o próximo mês.
 
Indicando que NÃO há inconsistência:
 
 
Anexo enviado no e-mail:
 
 
Indicando que o Encerramento de estoque foi efetuado com sucesso no dia 01:
 
 
Anexo enviado no e-mail:
 
IMPORTANTE: Se caso o encerramento de estoque não ocorreu de forma automática, verifique seu e-mail para ver o que impediu o encerramento de ser executado. Neste caso, realize o encerramento de estoque manualmente pelo menu EST 4.4-E.