Requisições e Alçadas

REQUISIÇÕES DE COMPRAS - CONCEITO

É muito comum nas organizações que as pessoas se dirijam ao setor de compras para solicitarem os materiais que necessitam para desempenhar suas atividades, as quais não estão necessariamente restritas às de produção, pois os processos de manutenção e conservação, administração, entre outros, também requisitam materiais.

Convencionamos chamar o documento eletrônico fruto desta operação de REQUISIÇÃO DE COMPRA.

Como pode ser visto no fluxograma do tópico anterior, a requisição de compra é o documento que dispara diversos outros eventos de controle e ressuprimento.

Em muitas empresas este processo é iniciado a partir do envio de uma mensagem eletrônica, formulário interno ou telefonema, tornando difícil a tarefa de rastrear o pedido.

Levamos em consideração, como cenário ideal, um ambiente em que qualquer colaborador que tenha sido autorizado possa incluir requisições de compra, as quais figurariam em uma tela de acompanhamento, desenhada para utilização pelo(s) encarregado(s) do departamento de compras.

Esta requisição de compra poderia conter diversos produtos, para cada qual poderia ser informada a quantidade, data da necessidade, além de outros dados relacionados à apropriação de custo do seu consumo.

Também seria possível gerar requisições de compra a partir do módulo de produção (Gestão Industrial), a partir da programação gerada para as ordens de produção.

A partir destes conceitos, foi concebida no SIGER® uma ferramenta com base na seguinte proposta de rotina operacional:

Os colaboradores autorizados incluem requisições de compra para suprir suas necessidades
O sistema de produção gera requisições de compra para suprir as necessidades da produção
O SIGER® avalia cada item da requisição, com base nos critérios estabelecidos para o bloqueio eletrônico, para decidir se o mesmo ficará bloqueado (pendente de análise) ou se será transmitido diretamente para que o almoxarifado atenda-o
Os aprovadores credenciados avaliam as requisições que ficaram pendentes de análise (conforme suas alçadas), concedendo aprovação ou recusando a requisição
O departamento de compras visualiza a lista de requisições pendentes de atendimento e providencia, conforme o seu critério particular de organização, a cotação de preços
O departamento de compras encaminha as requisições cotadas para aprovação e continuação do processo de compra
O requisitante acompanha a situação atual de suas requisições através de uma janela de manutenção consolidada, obtendo a visão global dos seus pedidos
Quando do registro da Nota Fiscal de compra o SIGER® realiza as vinculações e dá baixa na requisição de compra, encerrando assim o ciclo de vida da requisição

BLOQUEIO ELETRÔNICO - FUNCIONAMENTO

Eventualmente as empresas podem estabelecer políticas que restrinjam a compra de materiais, quer seja em função do tipo de material, quer seja em função do valor monetário do mesmo.

Seria extremamente moroso, além de suscetível a falhas, se o comprador tivesse de avaliar cada requisição que chegasse ao seu conhecimento. Assim sendo, o ideal seria que pudessem ser cadastradas "regras" ou "políticas" de controle, para que o próprio sistema informatizado fosse capaz de realizar este controle, bloqueando as requisições e sujeitando-as a aprovação prévia, antes que se inicie o processo de compra.

Pensando nestas questões, foi implementado no SIGER® o "Bloqueio Eletrônico" de requisições, cujo funcionamento está abaixo descrito:

Bloqueio por faixas de valor do Grupo/Sub-grupo/Produto

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico (aprovação por Grupo/sub-grupo/produto).
Determinados materiais, principalmente os de manutenção, possuem determinadas "especificações técnicas" que delimitam sua aplicação. No caso de materiais com estas características pode ser interessante solicitar aprovação de um técnico especializado antes que o item seja comprado. Para atender a esta necessidade foi implementado no SIGER® um bloqueio que convencionamos chamar de "Aprovação Técnica". Para utilizar este recurso deve ser indicada no produto a necessidade de aprovação técnica. Assim que uma requisição de compra for incluída, independente do valor, ficará com situação de "Aguarda aprovação". Somente aprovadores configurados como "Aprovadores técnicos" poderão analisar a requisição e aprová-la ou recusá-la.
Outros materiais, principalmente os de classe A e B em valor, tendem a ter seu consumo melhor gerenciado, por questões óbvias. Neste caso, seria interessante estabelecer faixas de valores, para cada qual fosse necessária a obtenção de uma ou mais autorizações antes que o item seja adquirido. Para atender a esta necessidade foi implementado no SIGER® um bloqueio que convencionamos chamar de "Aprovações por faixas". Para utilizar este recurso devem ser cadastradas no produto as faixas de valores que serão utilizadas para teste (até 6 faixas). Para cada faixa de valor pode ser informada a quantidade de assinaturas eletrônicas (aprovações) necessárias antes que o item tenha o processo de compra iniciado, entre nenhuma (aprovação automática) e 5 assinaturas. Assim que uma requisição de compra for incluída, o SIGER® irá calcular o valor total teórico da requisição (utilizando o valor unitário de referência cadastrado no parâmetro) e irá comparar com as faixas de valor configuradas no produto. Se houver necessidade de alguma assinatura (aprovação), a requisição ficará pendente (status de Aguarda Aprovação) e não aparecerá na lista de requisições a cotar do departamento de compras, mas sim na lista de requisições pendentes dos aprovadores.

Observe que sempre o valor utilizado para comparação com as faixas cadastradas é o "total" da requisição, não sendo levadas em conta outras requisições do mesmo produto ou solicitante.

No caso dos demais produtos, considerados de classe C em diante na escala de valor, pode não ser interessante interpor qualquer tipo de bloqueio. Nestes casos, o produto deve ser configurado para obter "aprovação automática" para qualquer valor e não estar sujeito a aprovação técnica. Desta forma, sempre que uma requisição de compra for incluída, independente do valor, ficará com situação "Aprovada", podendo o departamento de compras iniciar o processo de aquisição sem necessidade de autorizações adicionais.
Os bloqueios de Aprovação técnica e por faixas de valores não são exclusivos, ou seja, um mesmo produto pode ser configurado para ambos os controles.

Considerando o fato de que a maioria das empresas agrupam seus produtos conforme a afinidade de determinados atributos e, neste caso, faz sentido que as mesmas regras sejam aplicadas a todos , foi possibilitado o cadastramento de regras de bloqueio válidas para todos os produtos de um determinado grupo de produtos, ou mesmo de um sub-grupo de produtos. Em primeiro lugar o SIGER® verifica no cadastro do produto informado na requisição as faixas de valores e a quantidade de assinaturas necessária para cada faixa. Se no produto não houver configuração específica, o SIGER® procura esta configuração no Sub-grupo de produtos (se o sistema estiver configurado para utilizar sub-grupos). Finalmente, se no sub-grupo não houver configuração específica, o SIGER® procura esta configuração no Grupo de produtos.

Bloqueio simples, sem parâmetros

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico (aprovação sem parâmetros de bloqueio).

Nesta configuração, menos burocrática que a anterior, não são realizados testes em relação ao valor da requisição e nem em relação à aprovação técnica. Sempre que uma requisição de compra for incluída, independente do valor, ficará com situação "Aguarda Aprovação". Para que o processo de compra possa ser iniciado, basta qualquer aprovador conceder aprovação da requisição (apenas uma assinatura).

Bloqueio por valores orçados

Primeiramente se faz necessário efetuar a configuração do sistema para utilização do bloqueio eletrônico por valores orçados.
Nesta configuração, além dos testes acima relacionados, o SIGER® somará o valor teórico do item da requisição ao valor já realizado para a conta de despesa e centro de custo informados, alertando o usuário ou bloqueando a aprovação (conforme configuração) caso o valor orçado tenha sido extrapolado.

ALÇADAS DE APROVAÇÃO - FUNCIONAMENTO

Considerando as situações acima explicitadas, faz-se necessário que algumas pessoas sejam delegadas para efetuar a aprovação ou recusa das requisições que por ventura ficarem bloqueadas. Contudo, em alguns casos, pode não ser suficiente apenas indicar que determinado usuário tem poder para aprovar/recusar, sendo necessário estabelecer limites para o seu poder.

Para suprir esta necessidade foi desenvolvido no SIGER® um controle que convencionamos chamar de "Alçadas de Aprovação". Estas alçadas são especificadas para cada usuário aprovador cadastrado no sistema.

Poderes configuráveis

Empresas: Especifica em quais empresas processadas no SIGER® o mesmo terá poderes de aprovador de requisições

Centros de custo: Pode ser especificada uma lista de Centros de Custo cujas requisições de compra o mesmo poderá avaliar. Não informando centro algum implica que pode avaliar requisições oriundas de qualquer centro.

Requisitantes: Pode ser especificada uma lista de Requisitantes cujas requisições de compra o mesmo poderá avaliar. Não informando requisitante algum implica que pode avaliar requisições oriundas de qualquer requisitante.

Níveis: Uma requisição pode necessitar de até 5 assinaturas para ser considerada como Aprovada. Em cada aprovador deverão ser informadas quais assinaturas o mesmo está autorizado a conceder, em cada faixa de valor de requisição, podendo inclusive ser autorizado a conceder qualquer uma das 5 assinaturas.

Na configuração das faixas de aprovação, a primeira informação solicitada é a assinatura autorizada.

Em seguida pode ser informado o Grupo de produtos ou o Grupo + Sub-grupo de produtos ou o Produto sobre o qual a assinatura é válida. Opcionalmente estas três informações podem ser deixadas em branco, o que significa que a assinatura é válida para aprovar/recusar requisições de qualquer produto.

Finalmente deve ser preenchido o valor limite de validade da assinatura, ou seja, a mesma será válida para requisições cujo valor total seja igual ou menor do que o valor limite informado.

Rotina operacional

Faz-se necessário que o(s) aprovador(es) tenham condições de visualizar as requisições pendentes para que possam analisá-las e aprová-las (ou recusá-las).

Para atender a esta necessidade, foi desenvolvida no SIGER® uma ferramenta para análise das requisições pendentes. Esta ferramenta foi concebida com base na seguinte proposta de rotina operacional:

Cada aprovador terá acesso à uma janela, para a qual o SIGER® irá filtrar as requisições de compra pendentes de aprovação

Somente serão exibidas aquelas requisições para as quais o aprovador tem alçada suficiente para aprovar ou recusar

O aprovador deverá selecionar uma requisição nesta tela e acionar a função de "Aprovação", sendo então exibida uma janela com os dados principais da requisição

O aprovador deverá escolher se Aprova ou Recusa a requisição. Em caso de recusa, deverá indicar um motivo, selecionando um código e/ou digitando um texto.

Efetuados estes passos, a requisição deverá "desaparecer" da janela do aprovador.

Quando todas as aprovações necessárias forem dadas à requisição, então ela estará liberada para que o departamento de compras inicie o processo de aquisição.